Cómo organizar tu negocio este verano
¿Te has dado cuenta de lo rápido que se están yendo los meses? Ya pronto estaremos en pleno verano, aunque al vivir en un país tropical, vivimos esta temporada casi todo el año.
Como ya casi también se acercan la vacaciones, es el tiempo perfecto para realizar una limpieza profunda de la cada rincón de la casa, aromatizar el ambiente, difundir tus aceites esenciales favoritos, y limpiar tu negocio.
¿Te sientes abrumado o no sabes por donde comenzar? Te compartiré algunos pasos para ayudarte a liberar tu mente y organizar tu espacio de trabajo.
1. Limpia tu inbox
Tener cero emails pendientes de responder y una bandeja de correos limpia a veces nos resulta una utopía, por lo que resulta muy productivo crear un sistema de organización que nos permita evitar que nuestro inbox se convierta en nuestro basurero virtual. Las claves para mantener tus emails bajo control son:
- Utiliza las etiquetas y carpetas para organizar tus emails en categorías y subcategorías específicas.
- Si usa la bandeja de Hotmail, puedes crear reglas para que los mensajes se categoricen automáticamente. Es bien fácil hacerlo. Solo debes posicionarte encima del mensaje, dar clic derecho, seleccionar “Crear Regla” y editar los campos. Desde aquí puedes elegir si un mensaje se reenviará, se eliminará, se anclará, se marcará o se moverá a una carpeta determinada.
- Solo mantén en tu bandeja de entrada aquellos mensajes que necesiten respuesta.
- Archiva u organiza aquellos que no necesiten respuesta.
2. Limpia tu escritorio
Mucho más fácil que ponernos a limpiar todo nuestro disco duro, es limpiar y organizar nuestro escritorio o lugar de trabajo. El hecho de tener en nuestro entorno laboral solo lo que necesitamos y tenerlo todo bien recogido, nos ayuda a aumentar considerablemente nuestra productividad y disminuye los bloqueos mentales que anulan la creatividad.
- Coloca los documentos en los folders correctos.
- Etiqueta los sobres o folders. Puedes identificarlos por colores para que sea mucho más fácil.
- Arroja a la basura aquellos documentos que no son de utilidad y que ya han cumplido su vida útil. Si esos documentos son los que avalan el pago de impuestos, te recomiendo tener una plantilla en excel donde vayas anotando mes por mes el numero de comprobante, la fecha de emisión de la factura o la fecha de compra, el monto del impuesto y el total de la factura.
- Para evitar que se acumulen los papeles de impuestos te recomiendo reportarlos mensualmente y así podrás liberar espacio.
- Borra los screenshots de meses pasados.
- Borra los archivos de tu papelera para liberar su espacio.
- Coloca todos tus archivos en carpetas.
- Borra lo que ya no necesites o haz un backup en un disco duro externo.
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3. Descongestiona y organiza tu espacio de trabajo
Toma todo de tu escritorio, limpia bien el área y coloca sobre el solo lo que realmente necesites. Arroja a la basura papeles viejos, coloca cada cosa en su lugar, limpia la pantalla de tu computadora y tus otros equipos de trabajo.
Puede sonar redundante y sé que lo habrás escuchado mil veces, pero tener un lugar de trabajo bonito, organizado y limpio es super importante para mejorar tu enfoque y productividad.
4. Limpia tu hosting y website
En ocasiones nuestros websites andan lento porque tenemos documentos, plugins o imágenes que ya no usamos o que pesan mucho y que se pueden optimizar. Por ello es importante hacer una revisión al menos cada tres meses para ver que cosas nos están restante y que otras podemos mejorar.
- Asegúrate que tu descripción esté actualizada en la sección About you (Sobre ti).
- Remueve aquellas imágenes o plugins que ya no utilices o que ralenticen tu website.
- Remueve de tu tienda virtual aquellos productos que no quieras seguir ofreciendo o que no se estén vendiendo bien. Es probable que debas cambiarlos por algo que realmente la gente necesite.
- Optimiza el tamaño de las imágenes más pesadas de tu web. Puedes utilizar aplicaciones como TinyPNG, Compressor.io, Smush.it, Compressnow o JPEGmini.
No tienes que hacer todo esto en un solo día, puedes dividir la meta en pequeñas acciones diarias para así ir avanzando paso a paso.
¿Por cuál tarea comenzarás?